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薛定諤的遠程辦公

作者:唐素姣 發表于:2020-06-11 薛定諤的遠程辦公

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來源:新零售商業評論

作者:唐素姣,新零售商業評論編輯


清晨,陶然打開了自家的即時遠程辦公協作軟件Teams,和微軟(Microsoft)位于美國西雅圖總部的同事聊起了工作。

“國內早上7點是美國下午4點,會有一個重疊時間。”微軟云計算商用業務總監陶然說,“大家會利用這段時間,一起開會和討論,推進公司的內部事項。”

從美國,到加拿大,再到中國,過去15年間,陶然在微軟體驗了一把跨國公司的辦公氛圍。今年常駐微軟上海辦公室的陶然對于遠程辦公已經司空見慣。

“沒有疫情的時候,我們其實都蠻適應這種遠程辦公的模式,只不過疫情發生之后,我們遠程辦公的時間更多了一點。”陶然說。

開完一場45分鐘的遠程會議后,陶然會給自己留出一段15分鐘的休息時間。除了調整好自己的工作節奏之外,他還要關注團隊里的8位員工,偶爾安排1對1的輔導,消解員工因疫情而產生的孤單、沮喪的消極情緒。

同樣的情景在微軟不斷上演。微軟中國技術戰略及行業解決方案總監唐婷婷基本上有一半的時間在公司,另一半的時間在家遠程辦公。“很多微軟員工都是這樣的工作狀態。”

過去幾個月,唐婷婷還是照常收發郵件,用Teams溝通,通過SharePoint 進行協同,工作模式差別不大。制作給客戶的匯報文檔和拜訪客戶的主要職能基本都能滿足。

在家辦工時,唐婷婷會在客廳設置一個結界。作為約定俗成的工作區域,家人間逐漸形成了互不打擾的默契。疫情好轉,回到辦公室的唐婷婷還是會通過遠程工具和同事溝通協作,甚至與客戶聯系。

“他們發現很多事情其實不用非得出差,非得見面才能解決,大家用視頻進行多地接入,去討論一件事情,也是一種選擇。”唐婷婷說,對遠程辦公工具更加了解之后,客戶的接受度與以往迥然不同。

近年來,微軟相繼推出了包含音視頻會議的溝通協作軟件Teams、文檔協作工具OneNote、任務管理系統To do、云辦公服務套件Microsoft 365等遠程辦公產品。

這些遠程協作平臺和工具在提供給客戶使用之前,微軟的員工們才是這些產品的首批“試用者”。

微軟公司副總裁兼中國區首席運營官鄒作基認為,遠程辦公對于微軟來說并不是一件新鮮事。不同的國家、不同的企業員工的交流也不一定只有坐在辦公環境里才能做得到。

根據德必集團發布的數據,2001年,全球的移動辦公人數是3.75億,到了2016年增長到6.45億,2018年全球移動辦公的人數接近7億,復合增速約4%。

新冠疫情將全球近十億人拉入到一場大型社會試驗中,既是對遠程辦公科技的考驗,也是對人性和組織方式的探索。

先把意識拉平 

出于疫情防控考慮,香港匯豐銀行臨時將深圳的一場近1000人的線上會議,轉為線上直播。鄒作基對于這次沒有任何預兆的遠程辦公遷徙感觸很深。

“講了5~10分鐘看不到人,不知道這樣講人家究竟聽不聽得到,但還是要這樣講講講,于是,講了半個小時。”平常習慣于跟人交流的鄒作基發現,在電腦前缺少了現場的興奮感,也不能觀察觀眾的目光,“直勾勾地盯著屏幕演講,剛開始的時候真的很辛苦。”


由于香港的強制檢疫又延長了一個月,身處香港的鄒作基暫時無法回到長期駐扎的北京。

“我也還在等什么時候能回來,工作這么多年來,我從來沒有超過兩個月不面對面地見到我的團隊的情況。”鄒作基告訴零售君。

在香港的辦公室內,鄒作基從早上就開始了這樣的電話會,一直持續到晚上,中間很少有停頓。

在鄒作基看來,遠程辦公在科技方面一點困難都沒有,反而是難在管理理念和意識上的適應。

一方面,許多企業管理者判斷員工是否在做事情,主要是基于視覺觀察。動輒幾個月見不了面的情況下,信任變得尤為重要,這對于企業文化是一大考驗。

另一方面,嘗試遠程辦公就像第一次接觸游泳,對新技術缺乏了解,大部分人傾向于找一個理由說“不行”。

遠程辦公是企業數字化的一小步。4月,在全世界的總裁會議上,上海一家央企的董事長告訴鄒作基,在談到數字化轉型的時候,內部員工出于本能地懼怕這件事,因為缺乏了解。

就遠程辦公的普及度而言,不少外企先行一步。疫情期間,NASA敦促符合條件的員工和現場承包商進行強制性遠程辦公,這對于NASA來說不算新鮮。

IBM在2009年發布的白皮書顯示,NASA有57%的員工在某種程度上實現了遠程辦公。

該白皮書同時指出,2009年,IBM有超過38萬的員工選擇遠程辦公,占總人數的四成。遠程工作模式讓公司累計節省了7800萬平方米的辦公場所,減少租金支出1億美元。

此外,許多不同行業的全球性公司選擇了遠程辦公,例如,德勤(Deloitte)有86%的員工選擇遠程工作,英特爾(Intel)有28%的員工定期遠程辦公。行業和人數并沒有成為遠程辦公的絆腳石。

“遠程辦公”(Telecommuting)這個概念誕生于1973年。時值第一次石油危機爆發,油價飆升導致人們出行困難。長期受通勤之苦的NASA前雇員杰克·尼爾斯開啟了“不進辦公室”的暢想。

20世紀80年代,包括 IBM、美國莊臣和埃森哲咨詢在內的多家美國跨國公司正式試水了遠程工作。從2005年到2011年,美國采用遠程辦公的人數增長了73%,共計300萬人。

與美國探路先鋒的姿態相比,中國的遠程操作技術水平也不差,但中國公司的遠程辦公意識稍顯落后。

企業擔心的,無非是溝通效率低和難以管理員工。甚至在很多人眼里,遠程辦公無異于皮包公司,然而一場疫情讓中國上班族渴望而不可及的遠程辦公成為了可能。

據中商產業研究院預測,2019年我國云辦公行業市場規模突破200億,在疫情的催化下,2020年云辦公行業市場規模翻了近一倍,逼近450億元。

遠在天邊,近在眼前 

截至3月31日,釘釘的用戶數超過3億,企業組織數超過1500萬家。這些普通用戶中,大部分人是宅在家辦公的上班族。

疫情肆虐那陣子,想必大家都經歷了音視頻會議、任務管理、文檔管理、綜合協作和云存儲等各項功能等轟炸。


市場上的遠程辦公軟件無非是解決企業各部門間的組織、溝通和協調問題。為了快速獲取更多的用戶,從釘釘、飛書到企業微信,各家的界面設計和操作流程都沖著簡單去,保障企業核心業務能夠照常運轉。

簡單的操作應用極大降低了遠程辦公的門檻。釘釘小二王威表示,只要企業愿意,瞬間就可以完成。通訊、匯報、審批等功能都有輕應用,基本上日常辦公80%的需求都可以被滿足。

“我們幾年前就用到一些遠程辦公工具,例如文字、語音、視頻的溝通軟件,共同編輯的文檔,網絡共同儲存的網盤。”仲量聯行(JLL)華北區研究部總監米陽指出,“遠程辦公軟件的技術本身并沒有被革新,疫情之前和之后,只是出現了更多的軟件。”

鄒作基則認為,進行基礎性的遠程溝通協作不難,但是要進行真正的遠程辦公,并不是進行一個視頻會議這么簡單,其實是要把整個公司的內部系統有效的打開。

“一個制造業的廠商,一家銀行,一個零售公司內部有多少個電腦系統?當然每一家公司都不一樣。”鄒作基說,一家銀行可能有幾千個系統,一家零售的公司可能有好幾百個系統,都是在不同年代建起來的。人力資源系統,客戶管理系統,會計系統,銷存系統……各種各樣的系統中又存在很多情況,里面既有自己搭建出來的,也有買回來的。把這些系統整理到現在的系統,這種能力不是幾天就能做得到的。

有趣的是,網紅直播帶貨的熱潮已經說明了企業非常愿意為前端營銷數字化花錢,因為這直接產生業績,但中后臺辦公數字化常常無人問津。

以立白集團為例,作為廣州民營企業的龍頭,立白集團有著巨大的品牌矩陣、渠道商和營銷通路。

2019年,立白進行了辦公數字化改革,其中一項就是打造立白專屬的釘釘,覆蓋物流、導購、工廠,以及內部辦公平臺等各個方面。幸運的是,在疫情來臨之前,立白已經完成了整個組織內部的內場、外場的全面數字化。

得益于此,立白沒有陷入“員工聯系不到、經銷商聯系不到、服務商聯系不到、客戶聯系不到”的泥沼中,所有業務沒有出現任何停擺。大難面前,內外溝通仍舊順暢,這完全打消了立白前期的猶豫。

“辦公形式比較松散,就無法讓業務變得更好,”王威說,“在整個中后端的數字化,其實會決定了未來你公司的整個增長引擎有多強。”

在接受采訪時,王威正忙著在廣州拜訪客戶。他指出,釘釘相當于是一個線上的場,有企業,也有第三方應用,平臺方需要把好數據安全關。

隨著谷歌(Google)、臉書(Facebook)等平臺被罰巨款,數據安全受到全球各國的高度重視,令各類公司不斷審視遠程辦公的價值。

歐盟有《通用數據保護條例》(General Data Protection Regulation),中國有《中華人民共和國網絡安全法》和《中國網絡安全產業白皮書》,不同國家的數據安全法規不太一樣。

談到數據安全,鄒作基指出,在企業考慮自己的辦公信息是否安全時,不妨思考這三個問題:

第一,把數據放到這個平臺上面,流失機會有多大?

第二,廠商有沒有給你做一個很完整的加密技術?

第三,如果企業在世界各地都有分支,就要思考廠商是不是能夠配合當地的數據安全需求?

辦公二選一? 

馬路寂靜了許久之后,上下班高峰時段的車水馬龍又回來了。


“如果大家都在家辦公,把這個事都辦了,理論上就不需要回來了。”仲量聯行華北區市場部總監劉荻表示,其實在疫情發生之后,大部分企業的努力方向仍舊是將員工拉回到辦公室來,進行復工復產。

仲量聯行的數據顯示,今年第一季度,租賃交易的取消和延遲導致辦公樓租賃活動減弱,全球辦公樓租賃交易量同比下降22%,亞太地區辦公樓租賃交易量環比下降9%。

從事房地產專業服務的仲量聯行似乎不這么擔心這一趨勢。“雖然遠程辦公或者在家辦公會越來越被大家接受,但它并不能給所有企業提供長期、可持續的解決方案,企業對于辦公場所的需求還不能被取代。”米陽認為。

在米陽看來,與其說是遠程辦公,不如說是在線辦公。遠程辦公的空間更大了,從家、咖啡店、圖書館到不同城市的辦公室。不管在哪里,上班族都需要一個隨時進入辦公狀態的環境。

辦公空間更加靈活或許是一個趨勢。米陽表示,靈活的辦公空間不僅僅指取消固定工位,而是從空間規劃和功能設計入手,給員工一個輕松的環境。

“我們公司就沒有固定工位,被解放出來的辦公區域被改造成會議室、咖啡廳、圖書區、母嬰室和健身房,增加空間的使用效率。”米陽說。

英國調研公司One-Poll的一項調查發現,由于節省通勤時間、沒有繁瑣的辦公流程,69%的受訪者認為在家辦公的效率更高。同時,遠程辦公有利于保持工作與生活之間的平衡,甚至對環境有益。

盡管存在諸多好處,但是對于遠程上班族而言,還有許多現狀等待改善。

唐婷婷的工作涉及與處在不同時區區域的人進行溝通,所以有時候晚上工作會拖得晚一些,上下班的時間線并不那么涇渭分明,“半個小時的會議蠻多的。最少按一天8個小時算,可以安排16個會,雖然不是每天都這樣。”

從早上一睜眼就開始開會,直到晚上,冗長的會議時間占用了實際工作的時間。在會議上有更多可以說的事:員工或是對工作現狀的自我報告,或是溝通一下在辦公室打個招呼就能夠說明白的事。

每天一起床就要工作,睡覺前還在工作,也是遠程上班族最常見的抱怨之一。雖然在家辦公可以減少通勤的成本,但時間長了之后,很多人發現在家辦公會更累,因為工作與生活的邊界愈發模糊。

家人、周圍鄰居或路人都可能會發出噪音,電視劇、游戲機和冰啤酒可能攔截你的思維,工作與住家環境的沖突也可能拉低辦公效率。

“在特定場所做特定的事情。家是居住的地方,辦公室就是用來工作的。”一家辦公樓運營方負責人告訴零售君,從辦公空間剝離令他無法接受,“場所和場景的分離是有原因的。”

可見,遠程辦公雖然不復雜,但也需要做很多調整才能高效。


2月中旬,工業和信息化部辦公廳發布了《關于運用新一代信息技術支撐服務疫情防控和復工復產工作的通知》,鼓勵和支持中小企業運用云計算助力企業科學上云,推崇選擇遠程辦公、居家辦公、視頻會議等在線工作方式。

疫情作為助推器,快速讓企業測試了遠程辦公和遠程協作的能力。

中國人民大學的調查顯示,過去幾個月,經營情況狀況良好的企業其最大的共性是通過在家辦公和在線辦公,維持了企業的正常經營。越來越多企業開始意識到企業數字化改造十分重要。

如今,國內大部分上班族還是回到辦公室工作了。放眼全球,也只有少數公司選擇部分或完全在家辦公。即便如此,很多分析師指出,這不妨礙遠程辦公習慣和意識將在疫情結束后得到保留。

“國內很多城市已經恢復了現場辦公,但是很難說未來不會再有類似的情況發生。”鄒作基表示,“零售、制造業、金融……某些行業也不可能長期的遠程辦公,不必非此即彼,但是一定要具備現代化遠程辦公的能力。”

如今,遠程辦公不再是一個冷門的學術詞匯,而是變成了全球討論的焦點。

疫情過后,整個行業都必須思考如何在辦公室辦公和遠程辦公之間達到平衡,幫助企業實現兩者之間的自由切換或許是第一步。


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